L'Ajuntament posa a disposició de les empreses el servei de facturació electrònica, donant compliment a la Llei 25/2013 d'Impuls de la Factura Electrònica i Creació del Registre Comptable de Factures al Sector Públic.
Podeu accedir-hi mitjançant la plataforma E-FACT, que posa a disposició de les administracions públiques catalanes i dels seus proveïdors sistemes d'emissió, recepció i intercanvi de factures electròniques.
Quin format ha de tenir la factura electrònica?
Les factures electròniques només poden ser emeses en format facturae, d'acord amb la Llei 25/2013 i les seves disposicions de desenvolupament. Per a més informació, podeu consultar l'enllaç següent: http://www.facturae.gob.es.
Com es pot enviar una factura electrònica?
Quan disposeu del fitxer en format facturae (.xml) podeu fer arribar la factura a l'Ajuntament a través de l'e-FACT, que és el servei que el Consorci Administració Oberta de Catalunya posa a l'abast de totes les administracions públiques catalanes.
Requeriments de les factures
Les factures han de tenir com a mínim el contingut establert a l'article 6 del Reglament pel qual es regulen les obligacions de facturació, aprovat pel RD1619/2012, de 30 de novembre.
A més dels requeriments legals, n'hauran d'informar de forma obligatòria els codis dels òrgans competents per a la tramitació de la factura segons la codificació del directori DIR3: Oficina comptable, Unitat tramitadora i Òrgan gestor. En el cas de l'ajuntament, els tres codis (Oficina comptable, Unitat tramitadora i Òrgan gestor) coincideix en un únic codi: L01081075.
Els NIF de proveïdor i client hauran d'anar precedits del codi del país: ES.
Sistema de consulta de l'estat de tramitació de factures
Per a les factures electròniques, el servei e-FACT, emetrà un missatge de confirmació de la tramesa automàtic. Aquest missatge serà un comprovant de presentació, però no pas de l'entrada al Registre de Factures. La manca d'aquest missatge o l'emissió d'un missatge indicatiu d'error o deficiència en la transmissió, indica que la factura no ha estat tramesa al Registre de Factures i, per tant, no serà possible l'enregistrament.
Un cop registrades, es canviarà l'estat de les factures per aquell que els correspongui al servei e-FACT.
Una factura electrònica podrà trobar-se en qualsevol dels estats següents:
- Tramesa: la factura s'ha enviat correctament.
- Lliurada: la factura ha entrat en els sistemes de recepció informàtica de l'Ajuntament.
- Registrada: la factura ha estat enregistrada al Registre de Factures. Aquest estat reflectirà la data, l'hora i el número de registre oficial d'entrada de la factura electrònica. El número de registre que s'indiqui en aquest estat és el número de registre oficial i tindrà el valor de rebut de presentació als efectes d'allò disposat a l'article 70.3 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i procediment administratiu comú. No obstant això, si aquesta data (la de la factura Registrada) es correspon amb un dia inhàbil d'acord amb el calendari oficial vigent, la factura electrònica s'entendrà enregistrada a primera hora del dia hàbil següent a l'efecte de còmput de terminis de pagament.
- Conformada: la factura ha estat comptabilitzada per l'Ajuntament.
- Pagada: ja s'ha cursat l'ordre de pagament de l'import de la factura.
- Rebutjada: la factura no ha estat admesa, ja sigui per incompliment d'algun requisit formal o bé per manca de conformitat del centre gestor.
L'estat de les factures electròniques enviades es podrà consultar a la bústia de lliurament de factures.
Beneficis per a les empreses:
- Intercanvi de la informació sense error entre l’Administració i proveïdors (les dades originals arriben a destí per mitjans electrònics sense cap tipus d’entrada manual).
- Registre d’entrada de les factures electròniques per part de les administracions en un termini màxim de 24h des del seu lliurament, així com la reducció dels temps de tramitació.
- Com a proveïdors disposareu de totes les garanties en la recepció i registre de les factures i podreu agilitzar l’inici de còmput dels terminis de cobrament.
- Estalvi de costos en la generació i emissió de factures en format electrònic enlloc de la factura en paper.
